第10回　目指せ！連携の達人・その２　〜ファックスやメールでの工夫

　前回に続いて、今回も連携における具体的な配慮について解説していきます。
　普段、私たちは、報告や連絡、相談について、直接会うばかりでなく、電話やファクス、メールなどの通信機器を使用することが多いと思います。
　電話については、第１回でもお話ししましたが、顔が見えないぶん、言葉のもつ力が増強される点で配慮が必要でした。これは、ファックスやメールでも同じです。これらは便利な機器のようですが、顔や声色がわからないぶん、工夫を凝らす必要があるのです。

　依頼する内容は箇条書きにして読みやすくすると、見た目が良いだけでなく、相手が要点を把握しやすくなります。その際、用件に番号をふっておけば、後々電話で確認をする場合にも、「（１）についてはどうでしょうか。（２）については、もう少し整えた方がよいでしょうか？」などと話がしやすいばかりでなく、正確に伝わることになります。

　メールの場合は開封確認の設定ができますので、相手が見たことを確認できます。
　しかし、ファックスにはこの機能がありませんので、できれば、送信後に電話で間違いなく届いたかどうか確認するのがベターでしょう。送信がされていても、事務所の違う人が誤って持って行ったり、他の書類に埋もれてしまって、本人に届いていない可能性もあるからです。
　忙しいと、「まあ、大丈夫だろう」と怠りがちになりますが、単純な行き違いからの無用なトラブルを避けるためにも、必要なことです。

　ファックスで、クライエントへの援助方法や個人情報についてやり取りする際は、送信番号間違いに注意するだけでなく、その内容表記にも十分気を付ける必要があります。
　名前を「荒木さん」とするところを、あえて「○木さん」などと、内容を読めば関係者には「荒木さん」とわかる範囲で加工し、関係者以外にはわからないようにすることをお勧めします。このようにしておくと、万が一、間違った宛先に送ってしまったりした場合にも慌てなくてすみます。
　
　以上、連携を行ううえでの具体的な配慮の例を提示しました。これらはどれもささいなことのようですが、ささいなこともおろそかにせず、その意味を理解して意識して仕事にいかすことが、プロとしてのあなた自身を成熟させます。自分で活用できるところから、ぜひチャレンジしてみてください。
　次回はいよいよ最終回です。最終的な仕事術の総括についてお話ししたいと思います。
　次回は10月15日（木）更新予定です。