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明日から使える職場マネジメント
Vol.4 効果的な会議運営とは？ ミーティング・マネジメント実践のポイント
非効率な会議に悩んでいませんか？ 会議の効率化は多くの企業が抱える課題です。本記事では、ミーティング・マネジメントの重要性とファシリテーターの役割について解説し、効果的な会議運営のポイントを紹介します。
非効率な会議がもたらす影響
会議は、業務の一環として日常的に行われるコミュニケーション手段の一つです。しかし、効率が悪い会議も多く、時間の無駄づかいではないかと指摘されることが少なくありません。特に、目的や議題が明確でない定例会議や、参加者が多すぎる会議などは、多くの企業で問題視されています。このような会議は、会議本来の目的である「意思決定の場」とはならず、進捗報告だけで終わってしまうこともあります。こうした非効率な会議の積み重ねは、参加者の疲労感や不満感の原因となり、組織全体のモチベーション低下にもつながりかねません。
ミーティング・マネジメントの必要性
そこで必要となってくるのがミーティング・マネジメントです。ミーティング・マネジメントを導入することにより、会議を効果的かつ効率的に運営し、決まった時間枠の中で参加者全員が有意義な成果を得られるようになります。
ビジネス環境がますます変化し、迅速な意思決定やチーム間の調整が求められる現代において、ミーティング・マネジメントの重要性は高まっています。適切に管理された会議は、組織の問題解決や意思決定のスピードを上げるだけでなく、コミュニケーションを円滑にするための強力なツールとなります。
成功する会議の秘訣；ファシリテーターとファシリテーション
ミーティング・マネジメントを効果的に行うためには、図の５つの要素を満たすことが必要です。なかでも、ファシリテーターの存在が欠かせません。ファシリテーターとは、会議の進行役を担い、参加者全員が意見を出しやすい環境を整える潤滑油の役目を担う人のことをいいます。ファシリテーターが会議の開催前に目的やゴールを明確にし、議論の進行を管理するとともに、結論が引き出されやすくなるよう誘導することで、無駄なく円滑に会議を進められます。また、発言が特定の人に偏らないよう注意を払うことで、参加者全員が平等に意見を共有できるようになります。
ミーティング・マネジメントの5つの要素
ファシリテーターの主な役割は、会議前の準備から始まります。議題や目的、目標を事前に設定し、必要な資料や情報を参加者に共有することで、会議当日のスムーズな進行が可能となるのです。次に、会議中の進行管理として、タイムキーパーを設定し、各議題に対して時間配分を調整しながら進行していきます。また、質問を投げかけて受け身の人の発言も引き出していくなどして、合意形成に向かう流れを促していきます。
さらに、会議終了後のフォローアップもミーティング・マネジメントには欠かせません。会議の結果を参加者全員に共有し、次回の会議に向けた取り組むべき課題や、具体的な行動を明確にしておくことで、議決内容を実践し、次のステージにつなげる助けとなります。
次回予告
次回は、日々のストレスを効果的に解消し、業務を円滑に進めるための必須スキル「セルフマネジメント」について紹介します。自分自身を上手にコントロールし、パフォーマンスを最大限に引き出すための秘訣が満載です。
著者情報
大村美樹子（おおむら・みきこ）
株式会社アイビー・リレーションズ代表取締役
国家資格キャリアコンサルタント、公認心理師、産業カウンセラー 大妻女子大学非常勤講師、修士（実践人間科学；早稲田大学）、早稲田大学人間 総合研究センター招聘研究員
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