ケアマネジャーのための“仕事効率化”テクニック
ケアマネジャーの『１日の始まり』に役立つ事前準備テクニック７選！
日々多忙なケアマネ業務。限られた時間で効率的に仕事を進めるためにも、様々なテクニックを活用しましょう。
今回は「事前準備」で役立つ７つのテクニックを紹介します。
その① 朝の「情報集め」は厚労省ＨＰと新聞ななめ読み！
朝食を食べつつテレビのニュースを見る……のもありですが、厚労省のＨＰで「新着情報」をチェックすると〇。最新情報のチェック漏れを防ぐことができます。
利用者との話題作りには新聞のななめ読みも有効です。ネットニュースなどでは自分の興味のある情報に偏ってしまいがち。網羅的に情報を集めるのには新聞が効率的です。
その② 「受信箱を空に」で効率的にメールを整理！
メールを見落としたり、返信を忘れたり、同じメールを何度も読んでしまったり……。そんな手間を減らすためには、受信箱を空にするのを習慣にしましょう。
不要なメールを削除し、用件ごとのフォルダやカレンダー機能に移動させることでメールを効率的に整理できます。
その③ スケジュール管理に重要なのは優先順位付け！
たくさんのスケジュールを効率的に管理するためには、予定を書き出し、優先順位をつけることが大切です。
訪問や会議など、相手のある予定は動かせないので優先順位は高め。一方で、「この予定は別の日でも調整できる」と気づけば、優先順位は低めに設定しましょう。予定の優先順位が分かっていれば、担当ケースの緊急対応など突発的な業務にも対応できます。
その④ 手帳・付箋・カレンダーアプリでタスク管理！
「その③ 優先順位付け」のために不可欠な「予定の書き出し」は自分に合うやり方でOK。
アナログ派は時間単位で書き込める手帳に書いたり、付箋に書き出して並べたり。デジタル派はカレンダーアプリを使うのも便利です。
その⑤ 現場のケアマネのための手帳活用術！
手帳はスケジュール管理の頼もしい味方。手帳活用術をチェックしてより効率的に仕事を進めましょう。
『ケアマネジャー手帳』（監修：高室成幸、編集：中央法規「ケアマネジャー手帳」編集委員会）
手帳活用術①
気になることは自由記述欄にメモ！
スマホのカレンダーとの大きな違いは、日付ごとの予定以外の事柄も書き込める点。会議や研修の内容、利用者の話や部屋の間取りなど、気になったことをパッとその場でメモしましょう。
手帳活用術②
ポケット付きの手帳で資料や文房具を持ち歩き！
紙を挟んでおけるポケット付きの手帳なら、利用者に見せることの多い資料などを挟んで持ち歩くこともできます。逆に受け取った資料や名刺を一時的に保管しておくなど、使い方は無限大です。
手帳活用術③
「仕事」と「プライベート」を使い分け！
仕事の予定とプライベートの予定を同じページに書き込む場合は、色を変えるなど一目で分かる工夫を凝らしましょう。あるいは、仕事は週間カレンダー、プライベートは月間カレンダーといった風に使い分ける手も。
手帳活用術④
ケアマネ業務に必要な情報が収載された手帳選びを！
ケアマネ向けの手帳であれば、資料として制度情報やサービスコード表、年齢早見表などの便利な情報が収載されています。手帳を選ぶ際はカレンダー以外の部分にも注意してみましょう。
その⑥ 予定のド忘れ防止にリマインダー機能！
「これは別の日でも調整できる」と思っていたらすっかり頭から抜け落ちてしまった……なんてことがあると大変。忘れそうな予定はスマホなどのリマインダー機能を活用しましょう。習慣化することで予定のド忘れを防止できます。
その⑦ １日に複数宅を訪問するなら……訪問の順番にも注意！
１日に複数の利用者宅を訪問しなければいけない時は、訪問の順番にも気を配れるとGOOD。
喫煙していたり、犬や猫を飼っている利用者の訪問は最後に回せないか調整しましょう。次の訪問する利用者がタバコの匂いに過敏だったり、動物アレルギーがあったりすることもあるためです。
本記事の内容は、『ケアマネジャー』2020年11月号の内容をもとに再構成したものです。より詳しいことを知りたい方はこちら
