失敗しないFAX・Eメール・文書の書き方

　まずは冒頭に岐阜の山奥でがんばるケアマネジャー小林淳子さんのことを書かせてもらいます。
　私の毎月の楽しみのひとつが、月刊『ケアマネジャー』（中央法規出版）の巻頭グラビア「View　Finder」。ケアマネジメントの最前線で利用者（家族）のみなさんの生活を支える様子をビジュアルに見ることができる５ページです。

続きを読む

　10月号を開いて驚きました。巻頭は、飛騨でがんばる小林淳子さん（岐阜県立寿楽苑ケアプランセンター）、その人だったからです。小林さんの笑顔は、名古屋市で年２回開く日本福祉大学ケアマネジメントセミナーや岐阜県主任介護支援専門員の研修の最前列でおなじみ。
　今回は、90歳になるご夫婦のご自宅やグループホームなどが丁寧に写真で紹介されていて、小林さんの仕事ぶりがとても伝わってきました。

　さて、その小林さんの笑顔から更にページをめくると、私の連載している『ムロさんのケアマネジメント・マナー講座』があります。今回の第７講は「FAX・Eメール・文書（手紙）のマナー」です。
　
　FAXはとても便利な道具です。手紙なら郵便ポストに投函しなければいけませんが、リアルタイムで先方に届けることができます。20数年前なら、送受信も時間がかかり、ずいぶんとイライラすることもありました。ところが技術の進歩は速く、送受信の時間短縮だけでなく、最新機種は受信の際に画像で「この文書をプリントアウトしますか？」と質問するものまであります。つまり営業用の一方通行のFAXを退治するための機能なのでしょう。よくできていると思います。

　そんな便利なFAXも、使い方を間違えると大変なことになります。まずは宛先の番号を間違えるとさあ大変。それに専用機なら、先方が受話器を上げるたびに「ピ～！」という不快音を聞かせてしまうことに。送れていないと判断すると今の機種は何度でもチャレンジしますから、相手は本当に参ってしまいます。これが深夜なら……それはそれは大迷惑です。
　それに枚数が多いのも考えもの。グループホームの事務所をのぞいてみると、大抵が家庭用FAX機です。それもせいぜいA４判サイズ。枚数の出力も時間がかかり、その間、電話は話し中でつながらないことに。介護サービスを提供する事業者として、これはかなり困った事態をまねきます。

　そして、私が強調したいのは、電話なら相手が違えばすぐにわかりますが、FAXは誰が読んでいるかわからないということです。それがコピーされることも、絶対ないとはいえません。
　ですからデリケートな情報、利用者（家族）の個人情報などをFAXする場合は、相当に注意が必要だと思います。
　他の部外者が読んでしまう、それだけで「情報の漏えい」になるのですから……。

　Ｅメールの文章表現はむずかしいですね。簡単に書いたりすると、とても素っ気ない印象ですし、手紙文のように時候の挨拶（拝啓　〇○の候、益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。さて……）が書かれていると、つい「要件は何？」と思ったり。
　といっていきなり用件では失礼だし……
　Ｅメールの文体はまだ確立していないな、というのが実感ですね。

　ただＥメールの場合も相手がどのような機種で受けるのかがポイントです。携帯電話で受ける場合は、長文は避けるべきですし、うっかりファイルを添付しても開きません（これはパソコンでも、バージョンによっては注意しましょう）。

「ムロさんのケアマネジメント・マナー講座」への感想、お待ちしています<(_ _)>

ムロさんの写メ日記

富士のふもとの富士市・富士宮市の合同セミナーに行ってきました。
富士山がよく見えました!(^^)!

ビッグサイトの「国際福祉機器展」に行ってきました。
場内は撮影禁止なので、紹介できないのが残念です

今週のメールマガジン「元気いっぱい」第248号（無料）は「漢字言葉とひらがな言葉」です。メルマガは随時登録受付中です。
ケアタウンの公式HPではバックナンバーまで見ることができます。